mr. Emma Keulen
Compliance & Ethics Royal Schiphol Group
Huidige rol: sr. Manager compliance & Ethics, regular contributor DE&I Board, programmamanager sociale veiligheid, lid Integriteitscommissie (sept. 10 jaar bij Schiphol). Daarvoor ruim 3 jaar CMS, advocaat bouw- en aanbestedingsrecht. Gestudeerd: universiteit Utrecht. Buitenlandervaring: Florence, Italie (o.a. Business psychology, antropology of fashion en history of Renaissance Art). Frankrijk, Parijs, ca. 7 maanden 2017/2018 secondment Aeroport de Paris (vanuit Schiphol). Brede interesses naast werk: vooral op vlak van kunst, cultuur en creativiteit en gedrag. Recentste opleiding: corporate antropologie, afgerond 2023. Parter: ja. Sport: zwemmen en yoga.
Hoe ziet een gemiddelde werkdag eruit?
Geen werkdag is hetzelfde. Mijn dagen zijn vaak vol, maar gelukkig met diverse afspraken. Van overleggen tot het geven van advies of trainingen en dilemmasessies, deelnemen aan onze DE&I Board, tot het brainstormen met interne stakeholders over onze compliance & integrity organisatie of het bedenken van een inspirerende actie voor de Week van de Integriteit. Dat betekent in de praktijk dat het uitwerken/opvolging geven aan de gemaakte afspraken, vaak op de rustigere dagen zoals de woensdag (dan zijn er minder mensen aan het werk en wordt er dus ook minder vergaderd) neerkomt. Dat is ook de dag waarop ik vaak thuiswerk. Inmiddels heb ik geleerd om ook blokken voor acties te reserveren zodat ik meer tijd heb om zaken uit te werken en er ook meer ruimte is om urgente zaken direct op te pakken.
Inhoudelijk is mijn werk dus zeer divers. Mijn werkterrein is de gehele organisatie en daarbuiten. Om die reden probeer ik mij door de gehele organisatie te bewegen en bijvoorbeeld niet alleen op ons hoofdkantoor, maar ook in onze operatie en bij de regionale luchthavens zichtbaar en aanwezig te zijn. Samen met mijn team houd ik mij bezig met het ondersteunen van de organisatie bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Schiphol is behoorlijk gereguleerd en heeft compliance hoog in het vaandel staan. We zijn dus intrinsiek gemotiveerd om het goed te doen en toepasselijke wet- en regelgeving na te leven. Vanuit mijn team focussen we vooral op de corporate compliance onderwerpen waaronder bijvoorbeeld ook fraude en corruptie(-preventie), sancties en ESG. Het andere werkveld (integriteit en sociale veiligheid) ziet op de gedragskant van onze organisatie. Over hoe we met elkaar en onze contractpartners en (andere) stakeholders omgaan en welke cultuur we nastreven. Onze Gedragscode is daarvoor een belangrijke leidraad.
Mijn persoonlijke drijfveer en ambitie is het creëren van een fijne en (sociaal) veilige werkplek voor iedereen die op onze luchthavens werkt. Deze ambitie is onderdeel van ons 8- punten plan, en valt onder Kwaliteit van Werk. Onze ethics werkzaamheden zijn in te delen in drie hoofdtaken waarbij de focus ligt op preventie en het creëren en behouden van een sterke en inclusieve integriteitscultuur, te weten: (i) training en awareness, (ii) advies en sparring (voor leidinggevenden) en (iii) onderzoek en evaluatie. Dat betekent dus ook dat ik het ene moment samen met een collega uit mijn team een training geef over integriteit en sociale veiligheid aan bijvoorbeeld onze collega’s op het hoofdkantoor of in de operatie of we een dilemma sessie organiseren om te oefenen met het bespreken hiervan / aan te voelen waar je grens ligt. Het andere moment adviseren we een leidinggevende over een incident en de opvolging daarvan of over het verbeteren van de integriteitscultuur op specifieke onderdelen. Ook kan het zijn dat we ons bezighouden met het reageren ik op een (integriteits) melding die binnen is gekomen bij onze Integriteitscommissie en het bepalen van een plan van aanpak daarvoor.
Wat zou je in de toekomst nog graag willen doen?
Volledig focus op het ethics deel van mijn werkzaamheden. M.a.w.: op het blijvend verbeteren van arbeidsomstandigheden op het gebied van integriteit, sociale veiligheid en inclusie en het op deze bevorderen van kwaliteit van werk voor alle medewerkers binnen onze sector.
Zijn er in deze digitale wereld nog items (anders dan je mobiele telefoon) die je altijd bij je hebt en waar je niet zonder kunt? Zijn er ook momenten waarop je er bewust voor kiest om offline te zijn?
Ja, ik draag mijn Fitbit (stappenteller, slaap- en herstelmeter) altijd. Anders dan vroeger, kies ik er tegenwoordig bewust voor om mijn werktelefoon soms een dag(deel) uit het zicht te leggen. Dat zijn de momenten waarop ik bewust voorrang geef aan mijn privéleven. Het maakt een groot verschil dat ik nu een eigen team heb waardoor ik weet dat urgente zaken, zoals een integriteitsmelding, wel direct en zorgvuldig worden opgepakt.
Welk aspect van je functie spreekt je het meeste aan?
Het aangaan van de dialoog over sociale veiligheid en inclusie met alle medewerkers uit ons zeer diverse personeelsbestand. Door die dialoog leer ik wat er speelt en oefenen we met het uitspreken van wat ons bezighoudt en hoe we tegen dilemma’s aankijken. Integriteit en sociale veiligheid zijn onderwerpen waarvoor niet alle situaties op voorhand in regels dicht te schrijven zijn. Juist daarom is de dialoog zo belangrijk. Ik heb geleerd dat door het gesprek met elkaar aan te blijven gaan, iemand kan leren te beseffen dat diens gedrag door iemand anders, anders kan worden ervaren dan is bedoeld. Iedere keer dat ik dat zie gebeuren, voelt dat als winst.
Wat is je grootste uitdaging op dit moment?
Onze sectorbrede ambitie op het gebied van integriteit en sociale veiligheid. Het bereiken van alle werkgevers van onze ca. 70.000 Schipholpashouders, met wie wij lang niet allemaal een directe contractuele relatie hebben, is een grote uitdaging. Het liefst zie ik alle neuzen dezelfde kant op staan, wat betreft deze onderwerpen. We moeten het echt samen doen, een cultuur maak je immers samen. Het liefst zou ik met al deze bedrijven apart om de tafel gaan zitten om te horen hoe zij de werkcultuur op Schiphol ervaren, wat zij zelf al doen op het gebied van integriteit, sociale veiligheid en inclusie en wat Schiphol nog kan doen om op deze onderwerpen te verbeteren. We zijn nu gestart met onze grotere contractpartners en ik hoop vanuit hen en met hen samen een rimpeleffect te kunnen creëren op weg naar een maximaal fijne en sociaal veilige werkplek.
Hoe ziet jouw team/jullie afdeling eruit?
Mijn Compliance & Ethics team is onderdeel van onze Legal afdeling. Als sr. Manager ben ik lid van ons MT Legal. Het Compliance & Ethics team bestaat verder uit drie specialisten, van junior tot meer senior. Het zwaartepunt van de werkzaamheden verschilt per persoon (de een meer compliance, de ander meer integriteit).
Wat is het belangrijkste wat je hebt meegekregen van je patroon?
Zorg altijd dat je alles zelf begrijpt, vraag door en doorgrond de casus/ het incident dat je voor hebt liggen. Als jij de vraag nu niet stelt, stelt de rechter hem straks wel en je wil in charge zijn en kunnen anticiperen. Een advies dat nog steeds van toepassing is, niet alleen zakelijk maar op zoveel meer vlakken in het leven. Altijd vragen blijven stellen en zorgen dat je het zelf begrijpt.
Welke eigenschappen zijn belangrijk om succesvol te zijn binnen jouw rechtsgebied/vakgebied?
Gevoel voor mensen, interesse in gedrag en cultuur, empathisch vermogen, zorgvuldigheid en geduld en analytisch denkvermogen, inclusief de capaciteit om problemen vanuit verschillende invalshoeken te bekijken, helpen om op alle facetten van dit dynamische vakgebied succesvol te kunnen zijn.
Hoe ziet jouw praktijk er over 10 jaar uit?
Ik denk dat het belang van de onderwerpen compliance & ethics voor het duurzaam bestaansrecht van een organisatie, de komende jaren alleen maar zal groeien. Dat zie je aan maatschappelijke en juridische ontwikkelingen (kijk naar sanctie wetgeving, ESG, maar ook recent vernieuwde Klokkenluiderswetgeving). Sociale veiligheid is geen nice to have maar een randvoorwaarde om een fijne werkplek aan te kunnen bieden. Aandacht voor deze onderwerpen in de vorm van training en awareness, het samen blijven bouwen aan een veilige en inclusieve integriteitscultuur waarin we maximaal compliant zijn, zal vragen om een groter team en wellicht een separate afdeling, afhankelijk van hoe dat organisatorisch het beste kan worden ingedeeld. Hoe dan ook zijn dit onderwerpen die blijven en waar je niet genoeg aandacht aan kunt besteden. Ik zie dus zeker een sterke groei.